Privatkonto oder Business-Konto: Die Schwelle, die beim KI-Datenschutz wirklich zählt

In fast jedem Gespräch mit Geschäftsführungen kommt dieselbe Frage: Dürfen wir das überhaupt? Gemeint ist meist ChatGPT, Claude oder Copilot mit Kundendaten, Lebensläufen oder Unterlagen unter NDA. Die Antworten, die im Umlauf sind, reichen von „nur mit Einwilligung“ über „nur mit EU-Hosting“ bis zu „nur selbst gehostet“.

Die meisten davon setzen an der falschen Stelle an. Für die große Mehrheit der Unternehmen entscheidet eine einzige Schwelle: ob die KI über ein Privat- bzw. Consumer-Konto oder über einen Business-Dienst mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und ohne Training genutzt wird.

Das Konto entscheidet, nicht das Modell

Bei Privatkonten ist der KI-Anbieter eigener Verantwortlicher. Das steht so in den Datenschutzerklärungen, etwa von OpenAI Ireland für ChatGPT oder Anthropic Ireland für Claude. Training mit Ihren Eingaben ist dort der Standard, mit Opt-out. Ein Opt-out ändert aber nichts an der Rolle des Anbieters und ersetzt keinen AVV.

Im Business-Workspace ist die Lage eine andere. Dort ist der Anbieter Auftragsverarbeiter: Er verarbeitet nach Ihren Weisungen, der AVV ist Vertragsbestandteil, und Training mit Ihren Inhalten findet im Standard nicht statt. Das gilt für OpenAI, Anthropic, Microsoft, Google und Mistral gleichermaßen.

Daraus folgt eine einfache Faustregel:

• Privatkonto (Stufe 0): nur Inhalte ohne Personenbezug und ohne Vertraulichkeit. Kunden-, Patienten- und Mitarbeiterdaten gehören dort nicht hin.
• Business-Workspace mit AVV (Stufe 1): die Standardempfehlung. Personenbezogene Daten sind zulässig, soweit der Zweck sie trägt.
• API mit EU-Verarbeitung, EU-Anbieter, Self-Hosting (Stufen 2–4): im Normalfall Fragen von Risiko, Vertrauen und Integration, keine Voraussetzung für Rechtmäßigkeit.

Keine Einwilligung für den Auftragsverarbeiter

Ein verbreiteter Irrtum ist, dass Kundinnen oder Mitarbeitende dem KI-Einsatz zustimmen müssten. Für den Einsatz eines Auftragsverarbeiters braucht es weder eine zusätzliche Rechtsgrundlage noch eine Einwilligung. Es trägt die Rechtsgrundlage des eigentlichen Zwecks, also zum Beispiel die Vertragserfüllung bei der Beantwortung einer Kundenanfrage. Das sehen die deutsche Datenschutzkonferenz und die österreichische Datenschutzbehörde gleich.

Umgekehrt gilt: KI schafft keine Rechtsgrundlage. Was ohne KI nicht verarbeitet werden darf, darf es mit KI auch nicht. Und eine AGB-Klausel, die „jede KI-Nutzung“ erlauben soll, ist keine ausdrückliche Einwilligung. „Könnte für das Ergebnis relevant sein“ ist nicht dasselbe wie „erforderlich“.

Wo es tatsächlich strenger wird

Drei Datenarten verdienen eine eigene Prüfung:

1. Besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO – Gesundheit, Religion, Gewerkschaft, Biometrie. Hier braucht es zusätzlich eine Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 für genau diesen Zweck. Der Begriff ist weit: Schon eine Terminbuchung in einer Arztpraxis kann Gesundheitsdaten enthalten.
2. Vertrauliche Drittdaten unter NDA – das ist eine Vertragsfrage neben der DSGVO. Ein Business-Dienst ohne Training ist funktional ein Cloud-Dienstleister wie E-Mail oder Dateiablage; das decken die meisten NDAs. Ein Consumer-Konto mit Training nicht.
3. Berufsgeheimnisse – Patientenakte, Mandatsakt, Therapienotizen unterliegen zusätzlich gesetzlicher Verschwiegenheit.

Die echten Lecks sind Zusatzfunktionen

Im Business-Workspace liegt das Risiko selten im Chat selbst, sondern in den Funktionen rundherum: Apps, Websuche, Konnektoren und Agenten geben Daten teils zu fremden Bedingungen weiter oder fallen aus den Vertragszusagen heraus. Diese Funktionen gehören vor dem Rollout bewusst konfiguriert, nicht danach.

EU-Hosting ist Kür, nicht Pflicht

Übermittlungen in die USA sind zulässig, wenn Kapitel V der DSGVO eingehalten ist. Microsoft, Google und AWS sind unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; die österreichische Datenschutzbehörde hat im Juli 2026 bestätigt, dass Übermittlungen an DPF-gelistete Empfänger vom Angemessenheitsbeschluss gedeckt sind. OpenAI und Anthropic übermitteln auf Basis von Standardvertragsklauseln.

EU-Verarbeitung kann trotzdem sinnvoll sein, etwa um Diskussionen mit Kunden oder Betriebsrat abzukürzen. Sie ist dann eine bewusste Risiko- und Vertrauensentscheidung, keine Rechtmäßigkeitsvoraussetzung.

Was seit August 2026 neu ist

• Kennzeichnung: Seit 2. August 2026 müssen Menschen erfahren, dass sie mit einer KI interagieren (Art. 50 AI Act). Bei einem Voice-Agenten heißt das: gesprochen, zu Beginn. Wo die KI gehostet ist, gehört dagegen in die schriftliche Datenschutzinformation, nicht ins Gespräch.
• KI-Kompetenz: Nach der Digital-Omnibus-Verordnung verlangt Art. 4 AI Act Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz des Personals, aber kein garantiertes Niveau und keine Zertifikate. Die RTR empfiehlt, Schulungen zu dokumentieren.

Was das für Sie bedeutet

Wenn Ihre Leute heute schon KI nutzen, ist die wichtigste Maßnahme nicht ein Verbot, sondern ein gutes Firmenkonto mit klarer Datenregel: ein Business-Workspace mit AVV und ohne Training, eine einfache Ampel dafür, welche Datenklasse in welches Tool darf, bewusst konfigurierte Zusatzfunktionen und eine dokumentierte Schulung.

Damit ist der Großteil der Fragen beantwortet, bevor sie zum Projekt werden. Den Rest – Art.-9-Daten, NDA-Kunden, Voice-Agenten – klären Sie gezielt, mit Ihrer Rechtsberatung und mit klaren Kriterien.

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Quellen (Auswahl): OpenAI – How your data is used to improve model performance · Anthropic – Privacy Policy · Anthropic – Data Processing Addendum · DSK – Kurzpapier Nr. 13 Auftragsverarbeitung · DSB-Bescheid vom 31.07.2026 (RIS) · Europäische Kommission – Transparenzpflichten nach Art. 50 AI Act · Verordnung (EU) 2026/1744 (EUR-Lex) · RTR KI-Servicestelle – FAQ